Recapitulemos:
Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Las bases de datos de Access 2013 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal.
Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional (tablas relacionales).
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.
Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de estos y viceversa.
Las bases de datos en Access se componen de cuatro elementos fundamentales: las tablas, los formularios, las consultas y los reportes.
Como Ustedes sabrán solo emplearemos en la materia la creación de Tablas en nuestra BD, ya que el otro submódulo de la materia lleva la otra parte de los 3 elementos faltantes, pero es importante retomarlos también en esta materia.
¿En qué consiste cada uno de ellos?
Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Las bases de datos de Access 2013 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal.
Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional (tablas relacionales).
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.
Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de estos y viceversa.
Las bases de datos en Access se componen de cuatro elementos fundamentales: las tablas, los formularios, las consultas y los reportes.
Como Ustedes sabrán solo emplearemos en la materia la creación de Tablas en nuestra BD, ya que el otro submódulo de la materia lleva la otra parte de los 3 elementos faltantes, pero es importante retomarlos también en esta materia.
¿En qué consiste cada uno de ellos?
LAS TABLAS
Access registra y organiza los datos en tablas similares a las que elaboramos en Excel, por lo que son el corazón o núcleo de la información que existe en una base de datos; sin ellas sería imposible que funcionen correctamente.
En Access, a cada columna se le llama campo. Los campos son una manera de organizar los datos por el tipo de información que contienen.
Por ejemplo, en el campo "Nombre" siempre habrán celdas con nombres de personas, en el campo "correo electrónico" las celdas tendrán direcciones de e-mail, etc.
Las filas en Access son denominadas registros. Cada registro corresponde a la información completa de un elemento.
De este modo, cada celda en una fila es parte de la información del mismo registro. Por ejemplo, si tenemos la tabla "clientes" cada fila tendrá los datos de un cliente específico: su nombre, correo electrónico, dirección, teléfono, etc (cada uno en una celda diferente).
Formularios - Consultas - Reportes
LOS FORMULARIOS
Los formularios se emplean para ingresar, modificar y revisar la información de algún registro. Muy probablemente hayas tenido que llenar un formulario alguna vez, como cuando aplicas para un trabajo, en la escuela o cuando te registras en el médico... ah y también cuando abres una cuenta de correo electrónico en Internet.
La razón por la que los formularios se usan de manera tan frecuente es porque son una forma sencilla de guiar a las personas en registrar su información correctamente.
Cuando ingresas información en Access usando un formulario, los datos van exactamente al lugar de la base de datos que quieres, en una o más tablas si así lo necesitas.
LAS CONSULTAS
Son una manera de recopilar la información de una o varias tablas. Es como hacer una pregunta específica a la base de datos. Sin embargo, no se usan para preguntas simples como: cuál es la dirección de determinado cliente; las consultas resuelven preguntas complejas como: cuáles son los correos electrónicos de los clientes que han comprado tortas en el último mes.
Por lo tanto, una consulta bien diseñada es capaz de mostrarte información que no podrías encontrar fácilmente en una tabla y que te evita buscar tabla por tabla.
Al crear una consulta, es necesario definir los criterios específcos de búsqueda para que aparezca exactamente la información que necesitas en el momento.
Los tipos de consultas existentes son:
🔍Consultas de selección: Son las más frecuentes. Al realizar una consulta de selección, obtenemos la información buscada y la información de las tablas permanece inalterable, es decir, no se modifica.
🔍Consultas de acción: Al realizar una consulta de acción, los datos almacenados en las tablas sufren una modificación. Esta puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo un borrado de datos, una actualización de los datos etc. las trataremos en este curso en profundidad.
🔍Consultas específicas de SQL: Solo se pueden realizar programando en el lenguaje de datos estructurado SQL. Requiere el aprendizaje de dicho lenguaje de programación y por su naturaleza.
🔍Consultas de selección: Son las más frecuentes. Al realizar una consulta de selección, obtenemos la información buscada y la información de las tablas permanece inalterable, es decir, no se modifica.
🔍Consultas de acción: Al realizar una consulta de acción, los datos almacenados en las tablas sufren una modificación. Esta puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo un borrado de datos, una actualización de los datos etc. las trataremos en este curso en profundidad.
🔍Consultas específicas de SQL: Solo se pueden realizar programando en el lenguaje de datos estructurado SQL. Requiere el aprendizaje de dicho lenguaje de programación y por su naturaleza.
LOS REPORTES O INFORMES
Son muy útiles porque permiten presentar tus datos en un formato que es fácil de leer. Incluso, puedes personalizar la apariencia de los reportes para que sean visualmente agradables y así imprimirlos para una junta o reunión. En Access puedes crear reportes de tablas o consultas. Es decir, si deseamos imprimir en papel la información de una Base de Datos, tendremos que crear previamente un informe donde especificaremos la información que queremos imprimir.
Es posible imprimir la información directamente desde las tablas o consultas, pero no es la opción más recomendable. Los informes tienen opciones de ajuste de página, márgenes, tamaño de salida, cálculos y muchas otras, que nos permitirán obtener la información en papel en un formato legible y elegante.
Es posible imprimir la información directamente desde las tablas o consultas, pero no es la opción más recomendable. Los informes tienen opciones de ajuste de página, márgenes, tamaño de salida, cálculos y muchas otras, que nos permitirán obtener la información en papel en un formato legible y elegante.
